Justificatifs
Dans la rubrique Justificatifs, vous gérez les factures fournisseurs et les factures clients : vous filtrez la liste, ouvrez chaque justificatif avec son aperçu PDF, vérifiez les données de facturation et transmettez les justificatifs vérifiés à votre conseiller.
Filtrer la liste des justificatifs
- Filtrer par entité : ouvrez le menu déroulant « Toutes les entités » en haut de la liste et choisissez une personne ou une société. La liste n’affiche ensuite que les justificatifs de cette entité.
- Filtrer par type : dans le menu déroulant « Tous les types de justificatifs », choisissez entre Factures fournisseurs et Factures clients.
- Filtrer par actif : dans le menu déroulant « Tous les actifs », choisissez un objet, p. ex. un bien immobilier ou un véhicule, pour ne voir que les justificatifs correspondants.
- Combiner les filtres : les trois filtres peuvent être utilisés simultanément. S’y ajoutent la recherche en texte intégral (fournisseur, numéro, description) et l’option « Uniquement en retard ».
Les onglets de statut situés au-dessus des filtres vous mènent directement aux justificatifs d’une étape de traitement donnée.
Les statuts en un coup d’œil
| Onglet de statut | Signification |
|---|---|
| Tous en cours | Tous les justificatifs qui ne sont pas encore clôturés ni rejetés |
| À vérifier | Le justificatif est saisi, mais pas encore vérifié sur le fond (étape « Réception ») |
| À approuver | Le justificatif attend l’approbation (étape « Pour approbation ») |
| À payer | Le justificatif est approuvé et attend le paiement (étape « Pour paiement ») |
| Payé | Le justificatif a été payé |
| Prêt pour l’export | Le justificatif est préparé pour l’export |
| Traité / rejeté | Le justificatif est clôturé ou a été rejeté |
| En retard | La date d’échéance du justificatif est dépassée |
Ouvrir et vérifier un justificatif
- Sélectionner le justificatif : cliquez sur une ligne de la liste. Le justificatif s’ouvre avec l’aperçu PDF à gauche et les données de facturation à droite.
- Vérifier les données de facturation : contrôlez le numéro de facture, le fournisseur, la date de facture et la date d’échéance, la période de prestation, le type de facture et la devise.
- Définir l’affectation : affectez le justificatif à la bonne personne ou au bon objet via les menus déroulants Entité et Actif.
- Contrôler les montants : le montant HT, le taux de TVA et le montant TTC sont calculés automatiquement ; la TVA est indiquée en dessous.
- Enregistrer : cliquez en bas à droite sur Enregistrer pour appliquer vos modifications.
Les champs de date (format JJ.MM.AAAA) se mettent en forme automatiquement. Tapez
uniquement les chiffres, p. ex. 05111988. Finaure en fait 05.11.1988. Si vous
tapez vous-même les points, la saisie se décale.
Transmettre les justificatifs
Dans l’onglet Transmission, vous pilotez la transmission des justificatifs vérifiés à votre conseiller.
- Ouvrir l’onglet « Transmission » : passez en haut de Justificatifs à Transmission.
- Vérifier l’affectation : dans le sous-onglet Vérifier l’affectation, vous voyez pour quels justificatifs l’entité et/ou l’actif manquent encore ou doivent être confirmés.
- Transmettre : les justificatifs entièrement affectés apparaissent dans le sous-onglet Transmettre et peuvent être transmis à partir de là.
- Consulter l’historique : les justificatifs déjà transmis se trouvent dans le sous-onglet Historique, les justificatifs rejetés sous Rejetés.
Autres fonctions
- Archiver : avec Archiver sur chaque ligne (ou dans la vue détaillée), vous déplacez un justificatif dans l’archive. Les justificatifs archivés se trouvent via le bouton Archive au-dessus de la liste.
- Exporter la liste : Export au-dessus de la liste exporte la liste actuellement filtrée pour un traitement ultérieur, p. ex. pour des analyses ou pour votre conseiller.
- Importer des listes de justificatifs : avec Importer une liste, vous téléversez une liste de justificatifs préparée au lieu de créer chaque justificatif séparément. Finaure vous guide ensuite dans la boîte de dialogue d’import.
Questions fréquentes
Puis-je utiliser plusieurs filtres en même temps ?
Oui. Les filtres par entité, par type de justificatif et par actif se combinent librement, en plus de la recherche en texte intégral et de l’option « Uniquement en retard ».
Où retrouver les justificatifs archivés ?
Via le bouton Archive au-dessus de la liste des justificatifs.
Comment importer de nombreux justificatifs en une fois dans Finaure ?
Avec Importer une liste, vous téléversez une liste préparée. Vous pouvez aussi téléverser des factures individuelles via SmartUpload avec le type « Justificatif ».