Belege
Im Bereich Belege verwalten Sie Eingangs- und Ausgangsrechnungen: Sie filtern die Liste, öffnen einzelne Belege mit PDF-Vorschau, prüfen die Rechnungsdaten und übergeben geprüfte Belege an Ihren Berater.
Belegliste filtern
- Entität filtern: Öffnen Sie das Dropdown „Alle Entitäten“ oben in der Belegliste und wählen Sie eine Person oder Gesellschaft. Die Liste zeigt danach nur noch Belege dieser Entität.
- Belegtyp filtern: Wählen Sie im Dropdown „Alle Belegtypen“ zwischen Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen.
- Vermögenswert filtern: Wählen Sie im Dropdown „Alle Vermögenswerte“ ein Objekt, z. B. eine Immobilie oder ein Fahrzeug, um nur die zugehörigen Belege zu sehen.
- Filter kombinieren: Alle drei Filter lassen sich gleichzeitig nutzen. Zusätzlich gibt es die Volltextsuche (Lieferant, Nummer, Beschreibung) und den Schalter „Nur überfällig“.
Über die Status-Reiter oberhalb der Filter springen Sie direkt zu Belegen in einer bestimmten Bearbeitungsphase.
Belegstatus im Überblick
| Status-Reiter | Bedeutung |
|---|---|
| Alle aktiven | Alle Belege, die noch nicht abgeschlossen oder verworfen sind |
| Prüfen | Beleg ist erfasst, aber noch nicht fachlich geprüft (Phase „Eingang“) |
| Freigeben | Beleg wartet auf die Freigabe (Phase „Zur Freigabe“) |
| Zahlen | Beleg ist freigegeben und wartet auf Zahlung (Phase „Zur Zahlung“) |
| Bezahlt | Beleg wurde bezahlt |
| Export-bereit | Beleg ist für den Export vorbereitet |
| Erledigt / Verworfen | Beleg ist abgeschlossen bzw. wurde verworfen |
| Überfällig | Fälligkeitsdatum des Belegs ist überschritten |
Einen Beleg öffnen und prüfen
- Beleg auswählen: Klicken Sie in der Liste auf eine Zeile. Der Beleg öffnet sich mit PDF-Vorschau links und den Rechnungsdaten rechts.
- Rechnungsdaten prüfen: Kontrollieren Sie Rechnungsnummer, Lieferant, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Leistungszeitraum, Rechnungstyp und Währung.
- Zuordnung setzen: Weisen Sie den Beleg über die Dropdowns Entität und Vermögenswert der richtigen Person bzw. dem richtigen Objekt zu.
- Beträge kontrollieren: Netto, USt % und Brutto werden automatisch berechnet, die MwSt. wird darunter ausgewiesen.
- Speichern: Klicken Sie unten rechts auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.
Datumsfelder (Format TT.MM.JJJJ) formatieren sich automatisch. Tippen Sie nur die
Ziffern ein, z. B. 05111988. Finaure macht daraus 05.11.1988. Tippen Sie
die Punkte selbst mit, verschiebt sich die Eingabe.
Belege übergeben
Im Tab Übergabe steuern Sie die Übergabe geprüfter Belege an Ihren Berater.
- Tab „Übergabe“ öffnen: Wechseln Sie oben von Belege zu Übergabe.
- Zuordnung prüfen: Im Unterreiter Zuordnung prüfen sehen Sie, bei welchen Belegen Entität und/oder Vermögenswert noch fehlen oder bestätigt werden müssen.
- Übergeben: Vollständig zugeordnete Belege erscheinen im Unterreiter Übergeben und können von dort übergeben werden.
- Historie einsehen: Bereits übergebene Belege finden Sie im Unterreiter Historie, verworfene unter Verworfen.
Weitere Funktionen
- Archivieren: Über Archivieren in jeder Belegzeile (oder in der Detailansicht) verschieben Sie einen Beleg ins Archiv. Archivierte Belege finden Sie über den Button Archiv oberhalb der Liste.
- Liste exportieren: Export oberhalb der Belegliste exportiert die aktuell gefilterte Liste zur Weiterverarbeitung, z. B. für Auswertungen oder Ihren Berater.
- Beleglisten importieren: Über Liste importieren laden Sie eine vorbereitete Belegliste hoch, statt jeden Beleg einzeln anzulegen. Finaure führt Sie anschließend durch den Import-Dialog.
Häufige Fragen
Kann ich mehrere Filter gleichzeitig nutzen?
Ja. Entitäten-, Belegtyp- und Vermögenswerte-Filter lassen sich beliebig kombinieren, zusätzlich zur Volltextsuche und dem Schalter „Nur überfällig“.
Wo finde ich archivierte Belege wieder?
Über den Button Archiv oberhalb der Belegliste.
Wie bekomme ich viele Belege auf einmal in Finaure?
Über Liste importieren laden Sie eine vorbereitete Liste hoch. Einzelne Rechnungen können Sie außerdem per SmartUpload mit dem Typ „Beleg“ hochladen.