Dokumente
Im Bereich Dokumente haben Sie alle hochgeladenen Unterlagen Ihrer Mandanten an einem zentralen Ort: durchsuchbar, filterbar und automatisch durch die Smart-Analyse ausgewertet.
Überblick
| Element | Was es macht |
|---|---|
| Suchleiste | Volltext- oder Dateinamensuche, umschaltbar über Dateiname / Inhalt |
| Filter | Gruppe, Kategorie und Entität, einzeln oder kombiniert |
| Dokumententabelle | Alle Treffer mit Kategorie, Entität, Vermögenswert und Datum |
| Detailansicht | Metadaten, Zuordnung und automatische Smart-Analyse eines einzelnen Dokuments |
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Öffnen Sie in der Seitenleiste den Menüpunkt Dokumente.
- Wählen Sie über die Schalter Dateiname oder Inhalt, wonach die Suchleiste suchen soll.
- Grenzen Sie die Liste bei Bedarf über die drei Dropdowns ein: Gruppe (z. B. „Verträge“, „Finanzen“, „Immobilien“), Kategorie (z. B. „Gutachten / Wertschätzung“, „Depotauszug“, „Grundbuchauszug“) und Entität (die Person oder Gesellschaft, der das Dokument zugeordnet ist).
- Setzen Sie einen Filter über Alle Gruppen, Alle Kategorien bzw. Alle Entitäten wieder zurück, um die volle Liste zu sehen.
Sie können alle drei Filter kombinieren, zum Beispiel „Gutachten / Wertschätzung“ und eine bestimmte Entität gleichzeitig.
- Klicken Sie in der Dokumententabelle auf eine Zeile, um die Detailansicht zu öffnen.
- Unter Metadaten sehen Sie Dateiname, Kategorie, eine optionale Beschreibung und die Option Vertraulich.
- Unter Zuordnung sehen Sie, welcher Entität und welchem Vermögenswert das Dokument zugeordnet ist.
- Unter Smart-Analyse liefert Finaure automatisch Titel, Beschreibung, Dokumentart, Datum, eine Handlungsempfehlung, Tags und einen Konfidenzwert.
- Schließen Sie die Ansicht über das ×-Symbol oben rechts. Sie landen wieder in der Dokumentenliste.
Zwei unterschiedliche Datumsangaben: Die Spalte Datum in der Tabelle zeigt, wann das Dokument in Finaure angelegt wurde. Das Feld Datum in der Smart-Analyse zeigt das im Dokumentinhalt erkannte Datum, z. B. den Bewertungsstichtag eines Gutachtens. Geht es um den inhaltlichen Stichtag, gilt das Datum aus der Smart-Analyse.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen der Suche nach „Dateiname“ und „Inhalt“?
„Dateiname“ durchsucht nur den Namen der hochgeladenen Datei. „Inhalt“ durchsucht den von Finaure erkannten Volltext des Dokuments. So finden Sie ein Dokument auch, wenn Sie sich nur an einen Begriff im Text erinnerst.
Kann ich mehrere Filter gleichzeitig nutzen?
Ja. Gruppe, Kategorie und Entität lassen sich beliebig kombinieren.
Was bedeutet der Konfidenzwert bei der Smart-Analyse?
Er gibt an, wie sicher sich die automatische Analyse bei den erkannten Angaben (Titel, Kategorie, Datum, Tags) ist. Ein hoher Wert bedeutet, dass die Angaben mit hoher Wahrscheinlichkeit korrekt aus dem Dokument extrahiert wurden.
Wofür ist die Option „Vertraulich“?
Damit markieren Sie ein Dokument als besonders sensibel. Prüfen Sie in Ihrer Organisation, welche Sichtbarkeits- und Freigaberegeln für vertrauliche Dokumente gelten.